jm4331[長洪中壢家族總幹事]

    資財類管理辦法[4]：供應商評選與管理辦法                                 
                        .
                        
               廖兆旻 [廖秋陽] 目前為 長洪武術中壢訓練所 總幹事  ↑

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                   供應商評選與管理辦法

1. 目的：
   

   1.1.瞭解供應商之能力及潛力，藉以適切配合公司的生產。

   1.2.掌握供應商的經營及配合概況，確保其所生產的產品品質。

   1.3.促進供應商的組織、生產、管理邁向合理化以配合公司營運。

    

2. 適用範圍：

   2.1.本辦法適用於管理部採購單位評選新的供應商及對已納入
          交貨之供應商之定期評價之作業。

   2.2.本辦法所稱之供應商包括原物料供應商、製程中外加工廠商
         、貨運行、設備、零配件供應商。

    

3. 權責規定：

   3.1.業務部進出口：

         負責有關國外採購供應商之評選與評價考核作業。

   3.2.管理部採購：

         負責國內採購供應商之評選與評價考核作業。

   3.3.品保部：

        負責協助管理有關供應商在品質相關之評選與評價作業。

   3.4.廠務部生管：

        負責協助管理有關供應商交貨(期)相關評選與評價作業。
   
   

4. 名詞解釋：

     無。

    

5. 管理程序：
   
   

   5.1.尋求供應商之原則：

         5.1.1材料或零件用量不足經濟產量時。

         5.1.2.材料或零件之生產具有專門技術或專利者。

         5.1.3.本公司現有技術或設備無法生產者。

         5.1.4.其他材料，原料需要量變化厲害者。
   
   5.2.合格供應商選擇之基準：

         5.2.1.本公司合格供應商，除必須有公司或工廠登記證之外，
                  另可以下列任何方式之組合以確定其能力。
   

                  
                  (1) 針對其能力及品質系統經現場實地評鑑合格者。

                  (2)經試用其材料經判定合格者。
                  (3)根據類似產品之檢驗紀錄。

                  (4)客戶推薦。

   
   5.3.供應商之評選(參考附件1流程說明)：

          5.3.1. 本公司所有供應商之尋找，開發及評分，概由管理部採購承辦人員主辦，
                    但也可由其他部門人員向管理部採購承辦人員推薦之。

          5.3.2. 於本辦法公佈之前既有合作之供應商可依據上列5.1.、5.2.條之基準，
                    經認定後納入「合格供應商名冊」(附表4)。

          5.3.3. 新開發而有可能與本公司合作之供應商，由採購承辦人員事先填妥
                   「供應商基本資料表」(附表1)並向主管報備。

          5.3.4. 供應商之資料經總經理核准後，則可依第5條款之基準來做合格供應商之
                    判定如為5.1.、5.2.之認定者必須取得相關紀錄以作證明，如為5.1.條需做
                    實質鑑定時，則由管理部採購單位與新開發供應商作正式調查安排。

          5.3.5. 評選人員在執行評分時依公司所設計之「新供應商評選表」(見附表2、3)
                    逐一評定。

          5.3.6. 評選人員評分後，各評分表要加以總合或平均，必要時得由管理部召開
                     討論協調會，以決定該供應商在各項評核上之最終得分及總合。

          5.3.7. 對於新開發供應商之評定如下：

    

   得分	評定	結果
   80分以上	優	同意合作
   70-79分	甲	同意合作
   60-69分	乙	有條件同意
   59分以下	不合格	不同意合作

    

           5.3.8 .每一次的評核都應總結為下述三種處置之一：同意、不同意或有條件的同意，
                給與有條件之同意乃是基於供應商將採取矯正措施以減少問題或詬病。

    

            5.3.9. 管理部承辦人員於評核後一週內將評定結果以「行文用書」簡要書字，
                 並附評核表呈報採購上級主管及經理簽核後定案。

    

            5.3.10. 對於供應商評選之結果，不論同意合作與否，均應於十天內以書函
                  或行文用書向該供應商連絡說明必要時得隨函附上評選表，使其瞭解實際狀況。

            5.3.11. 凡經公司評選合格之供應商，管理部應建立正式「供應商基本資料表」(同

   附表1)，並建立「合格供應商名冊」(見附表4)，以供管理之用。
   
     5.4.供應商之評價與管理 (參考附件2流程說明)：
   
   

             5.4.1.凡與本公司合作之所有合格供應商列入評價管理，但文具用品、五金用品
                 及市售標準品廠商除外。

             5.4.2.評價項目：

    

   NO.	評價項目	品質 (配分)	交期 (配分)	協調性 (配分)	評價 單位
   	區分
   1	1.1.供料廠商 1.2.外購成品廠商 1.3.委外加工廠商	送貨/批合格率 (40)	準時率 (40)	配合度 價錢條件 異常處理程度 (20)	1.1.採購 1.2.品保 1.3.生管
   2	2.1.貨運行、快遞 公司 2.2.報關行 2.3.空(海)運公司	服務品質優良率 (40)	準時率 (40)	配合度 價錢條件 異常處理程度 (20)	業務部
   3	3.1.維修設備 供應商 3.2.生產設備或附屬設備之廠商	送貨/批合格率 (40)	準時率 (40)	配合度 價錢條件 異常處理程度 (20)	1.1.業務部 1.2.管理部

    

              5.4.3. 評價基準：

   (1) 品質：

   送貨批合格率(%)=良批數/交貨批數(%)

   ‚服務品質優良率(%)=服務優良次數/委託服務次數(%)

           得分 = 40 分 * 批數合格率(或優良率)

   (2) 交期：

     準時率(%)=準時批數/交貨批數(%)=準時服務批數/委託服務次數(%)

            得分 =40 分 * 準時率
   
   

    (3) 協調性：
                         評價單位承辦人員依評價期間對供應商在配合度、電話聯絡、
                         價格合理程度及問題解決對策處理程度等事項，分別給予主觀之評分，

       原則如下：

    

   協調性	得分
   佳	16-20
   可	11-15
   差	6-10
   劣	0-5

    

               5.4.4 評分及等級：
   
                     (1)總評分

    

      總評分=品質得分+交期得分+協調性得分。
   

   
                             (2)供應商等級評定：

    

    

   分     數	≧90	80-89	65-79	64以下
   等     級	優	甲	乙	丙

    

              5.4.5. 評價流程與結果處理：

    

   (1) 供應商每季評價一次 (即每年1、4、7、10月等月份作評價)。

   (2) 各評價單位之承辦主管或人員需每季評價月的10日以前，
                            將評價結果列於「供應商評價表」(見附表5) 中。

   (3)「供應商評價表」經主管審查再轉總經理核准後，依公司
                           「品質記錄管理辦法」(SA1-01-002)保存供查。

                                (4) 各供應商之評價結果，必要時以「行文用書」通知供應商作

          為參考使用。

                                (5) 非獨佔性往來之供應商，若連續三次之評價均在丙等以下，
                            則由評價單位提出簽呈，依法除名不予繼續合作，唯有特殊
                            理由或狀況者，不在此限。

                                (6) 連續二次經評價列為甲等以上者，則列為免詢價優先採購及
                            加強合作之供應商。
   
   6. 相關文件：
         6.1.採購管理辦法 (SA3-04-001)
         6.2.品質記錄管理辦法 (SA1-01-002)

   
   7. 相關表單：

   7.1.供應商基本資料表 (附表1)。

   7.2.新供應商評選表(製造業用) (附表2)

   7.3.新供應商評選表(服務業用) (附表3)

   7.4.合格供應商名冊 (附表4)

   7.4.供應商評價表( 附表5)

   
   8. 本辦法經總經理核准後公佈施行，如有修正時亦同。

  
            資財類管理辦法[3]：採購管理辦法

                                                                     
                                     ----   本辦法由 廖兆旻 [廖秋陽]  提供參考  .

                                                      
                                  廖兆旻 [廖秋陽] 目前為 長洪武術中壢訓練所 總幹事  ↑

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                           採購管理辦法    

    1. 目的：

        為使公司之採購、詢價、議價及訂購等之手續能順利辦理，藉以提高工作效率，
        特訂本辦法。

     2. 適用範圍：

         本辦法適用於公司國內及國外之採購作業。 

    3. 權責規定：

           3.1.業務部進出口：
                 負責處理有關國外採購相關事宜。
           3.2.管理部採購： 
                 負責處理有國內採購相關事宜。
           3.3.廠務部生管：
                 負責製造加工相關原物料之請購與協調事項。
           3.4.各部門：
                 負責部內使用零星或常備用品之請購事項。

    4. 名詞解釋：

            無。

    5. 管理程序：

           5.1 為簡化採購作業程序凡有下列情形之一者得由採購人員列為
                   免詢價優先採購廠商：

                    5.1.1. 經總經理指定。
                    5.1.2. 連續兩次經供應商評鑑為甲等以上者。
                    5.1.3. 通過ISO-9000品質系統驗證者。
                    5.1.4. 具有市場口碑及品牌者。
                    5.1.5. 國內外唯一的供應商。
                    5.1.6. 屬於文具五金標準之販賣廠商。

           5.2. 以上經認定之供應商得由採購人員登陸於「合格供應商名冊」(附表1)中
                   之標準採購分包商中註明※號者，經總經理核准後使用之。

           5.3. 原物料之採購程序：

                  5.3.1 國內採購部分  (請參考附件1流程說明)：

                            (1) 原物料之使用或保管單位視各項原物料之耗用情形於適當時機
                                  填寫「請購單」 (如附表2) 經主管核准後，向採購提出補料。
                            (2) 採購接到請購單後，如為上列標準採購供應商供應之產品，則
                                 直接填寫採購單(附表3)經核准後再發出訂購，若為非上列供應商
                                 之產品應根據品名規格，積極尋找供應廠商，原則上每一物料尋找    
                                  二家以上之供應廠商，其必須具備之資格、原則如下：

                                           a. 必須做過其他公司之供料且目前仍繼續供應者。 
                                           b. 自備車輛送貨者優先交易。

                             (3)  採購承辦人員於新開發供應商初次訂購前，應確定調查該公司之
                                   交貨情形與製造能力並將「供應商基本資料表」(附表4)一式二份
                                   填妥呈主管批示認可後，一份採購存，一份存管理部，對於特殊
                                   規格物料，每年使用量很大之物料及獨家供應之物料於採購前尤
                                   須注意供應商之調查工作。
                             (4) 有關新開發之供應商評選方式，依公司「供應商評選及管理辦法」
                                   (SA3-04-002)之規定辦理。經決定供應後，採購應和該供應商議價，
                                   經雙方同意後正式填寫「採購單」(參見附表3)上有關採購資料。
                             (5) 採購單應註明下列資料：
                                              a. 產品編號、規格。
                                              b. 數量、交期、交貨地點。
                                              c .採購單價、金額…等。
                              (6) 採購單經主管或廠長審查核准後，傳送供應商並囑其依規定事項交貨。
                              (7) 採購人員在發出訂單後得負責採購原物料之催貨作業以免造成現場停工
                                   待料之現象。
                                              a. 對於已發出之採購單，依採購單之預定到廠日，執行跟催。
                                              b. 交貨期限為指定交貨日之前後三天。
                               (8) 有關分包商進料檢驗之作業，依公司「進料(接收)檢驗辦法」
                                                   (SA3-06-001)之規定辦理。
                               (9) 各項國內採購，如認為有必要時得在供應商處先行檢驗產品，
                                     其赴供應商檢驗作業之安排及執行方式得在採購單合約書或
                                     連絡書中詳加事先說明約定。
                             (10) 當客戶或其代表要求在供應商處或購料進廠接收處查驗所購
                                     物品是否符合規定要求時，本公司業務或採購承辦人員得在
                                     呈報後，賦予其查驗之權責並協調相關部門人員會陪驗解說。
                              (11) 客戶或其代表之驗證供應商產品工作並未能解除本公司提供
                                     允收產品給客戶之責任，若他日發生送貨檢驗不良知情形而
                                     被拒收時，本公司有關人員亦得接受。
                             (12) 客戶或其指派之代表，在供應商廠房執行檢驗產品之結果
                                      (含記錄)本公司有關人員亦得接受。
                             (13) 一般與製造較無直接關係之原物料與五金零件由倉庫直接驗收。

               5.3.2. 國外採購部分 (請參考附件2流程說明)：

                             (1) 原物料之使用或保管單位視各項原物料之耗用情形於適當時機
                                   填寫「請購單」(如附表2) 經主管核准後，向採購提出補料。
                             (2) 採購接到請購單後，如為上列標準採購供應商供應之產品，
                                   則直接填寫「採購單」(附表3)有關資料核准後再發出訂購。
                             (3) 採購承辦人員於新開發供應商初次訂購前，應確定調查該公司之
                                   交貨情形與造能力並將「供應商基本資料表」(附表4)一式二份
                                   填妥呈總經理批示認可後，一份採購存，一份存管理部，對於
                                   特殊規格物料，每年使用量很大之物料及獨家供應之物料於採購前
                                   尤須注意供應商之調查工作。
                             (4) 有關新開發之供應商評選方式，依公司「供應商評選與管理辦法」
                                   (SA3-04-002)之規定辦理。經決定供應後，採購應和該供應商議價，
                                   經雙方同意後正式填寫「PURCHASE ORDER」(參見附表5)上有關
                                    採購資料。
                             (5) 採購單應註明下列資料：
                                          a. 產品編號、產品規格。 
                                          b. 數量、交期。
                                          c. 註明付款條件, 開立信用狀或電匯方式。
                              (6)  採購單經主管審查核准後，傳送供應商並請與確認。
                                    供應商確認後開出「PROFORMA INVOICE」經雙方簽名後, 
                                    買賣正式成立。
                              (7) 確認後依據PROFORMA INVOICE內容開立信用狀，或採出貨前
                                    或出貨後電匯方式付款。
                              (8) 當供應商已完成訂單並發出出貨通知，管理部門收到進口文件後
                                    應轉交相關人員向銀行辦理擔保提貨事宜及報關行辦理進口提貨，
                                    並通知貨運行派車至貨櫃場提貨交至指定地點。
                               (9) 若採空運方式交貨，處理方式同上述(8)，並派車取貨交至指定地點。
                              (10) 若採快遞方式，快遞公司自行報關並直接將貨物送達公司。     
                              (11) 有關供應商進料檢驗之作業，依公司「進料(接收)檢驗辦法」
                                        (SA3-06-001)之規定辦理。

             5.4. 非生產原物料零星採購：

                     5.4.1. 凡與生產計畫或製程較無直接關係之請購，訂定為「零星採購」，
                              例如下列物品之採購：

                                 a. 間接材料或生產消耗性材料。
                                 b. 文具用品、紙張、辦公用品等。
                                 c. 五金、機械零配件、營繕設施用品。
                                 d. 設備、搬運工具、生財器材等。
                                 e. 其他視為零星採購者。

                    5.4.2. 零星採購由請購部門提出「請購單」(如附表2)，經主管核准後，
                             轉送採購，再經採購詢價、議價及採購主管審核後，以電話訂購，
                             訂購後須註明已電話採購。
                    5.4.3. 採購在詢價後，因廠牌或其他原因認為有必要時，得知會請購部門，
                              經其同意後會簽，再予以採購。
                    5.4.4. 零星採購除了重大項目(如設備、模具等)及廠商要求需補上採購單之外，
                             原則上以電話直接向廠商訂貨即可。
                    5.4.5.  零星採購之催貨仍由採購負責，而其驗收，則由請購單位負責，
                              並在交貨單加以簽收即可。

            5.5.  執行採購時應遵守下列事項：

                   5.5.1. 採購人員應基於公正，並以適品、適時、適量、適價而購置。
                   5.5.2. 儘量向經常交易之殷實廠商訂購。
                   5.5.3. 採購材料之選定應依其使用目的，對其性能、品質、價格、
                             交期加以審慎之檢討後行之。
                   5.5.4. 購置材料之品質性能應留意選擇，對於市場情形或技術資料
                             經常與各單位密切之連繫。
                   5.5.5. 訂有交貨期限者，應經常密切注意供應商之進度予以督催。

     6. 相關文件：

            6.1. 供應商評選與管理辦法(SA3-04-002)
            6.2. 進料(接收)檢驗辦法(SA3-06-001) 

     7. 相關表單：

            7.1. 合格供應商名冊 (附表1)。
            7.2. 請購單 (附表2)。
            7.3. 採購單 (附表3)。
            7.4.   供應商基本資 (附表4)。
            7.5.   PURCHASE ORDER  (附表5)

     8. 本辦法經總經理核准後公佈施行，如有修正時亦同。

           資材類管理辦法[1]：倉儲管理辦法


                             倉儲管理辦法

1、 目的：

         為確保倉儲作業之安全與合理化,以防止原料或產品在待用或待運期中之損傷變質之不良現象
         特訂定本辦法。

2、適用範圍：

         本規定適用於本公司之原物料及成品之儲存管理。

3、權責規定：

        3.1. 倉管：
               負責原物料及成品之儲存管理。

        3.2  其他部門：
               應配合倉管執行原物料之儲存管理。

4、名詞解釋：
 
        無。

5、管理程序：

         5.1.原物料之儲放：

               5.1.1.原物料之收發進出要點：

                        (01) 所有原物料依公司「進料(接收)檢驗辦法」(SA-06-001)之規定執行驗收入庫之作業。
                        (02) 倉庫應視實際需要將內部劃分若干區域,並製訂明顯標誌。
                        (03) 原物料之儲存可按原物料別或相似零件加以區分。
                        (04) 每一物料建立一張「庫存卡」(如附表1)表明該物料之名稱與儲存位置。該物料之
                                領料與退料情形應在庫存卡上入帳與除帳。
                        (05) 製造或使用部門憑「生產領料單」(如附表2)辦理領料作業,倉儲人員在發料時,需作
                                除帳動作。
                        (06) 各部門如領料規格不符、餘料、廢料等退回倉庫時，應填「生產退料單」(如附表3)
                                辦理退庫手續。
                        (07) 原物料之領發應按先進先出之原則進行。
                        (08) 處理之半成品應做適當之紀錄。

               5.1.2  原物料之儲存規定：

                        (01) 未驗收、已驗收之原物料應分別存放,避免混淆。
                        (02) 原物料應按類別排列整齊、標示名稱、編號、數量以方便入庫之作業。
                        (03) 貴重物料應特別儲存,並要時加鎖加強管理。
                        (04) 需在特殊環境保存的物品則依公司「產品保存管理辦法」(SA3-08-002)之規定執行。
                        (05) 未按規定辦妥手續,不得收發。易變質之原物料,應先進先出。
                        (06) 倉庫應備用消防器材,並標示『嚴禁煙火』。
                        (07) 原物料不得直接放至於地上,並須墊上棧板,以達防潮效果。
                        (08) 走道、通道嚴禁儲放原物料。
                        (09) 呆、廢料並須分開儲存、標示並定期加以處理。
                        (10) 倉儲員平時除注意庫房之整理堆置,並應隨時利用時間對於物料盤點之。
                        (11) 倉儲員每月底須對所有物料盤點,並存檔備查之。

          5.2.成品之儲放：

                 5.2.1.成品之收發進出要點：

                         (01) 各製造單位每日生產經查驗合格之成品,應填具「生產入庫單」(如附表4),連同成品
                                 逐日送繳倉庫。
                         (02) 倉庫員於成品繳庫時,應依據入庫單點收,如發現規格與實際不符時,應予拒絕入庫，
                                 數量點收以包裝之數量為準。
                         (03)  繳送成品入庫之人員,應將所繳之成品,依照倉管員指定處所安放並堆放整齊。
                         (04)  成品之儲放倉庫應按產品別加以區分。
                         (05)  每一成品應建立「庫存卡」(如附表1)做進出管制使用。
                         (06)  成品倉儲儲位之編訂,可由成品倉儲管理人員自行設立使用。
                         (07) 「送貨單」應直接交倉庫管理單位,以方便入庫做紀錄。
                         (08)  成品之領發應按先進先出之原則進行,出貨應由業務開立「出貨通知單」(如附表5)
                                  辦理出貨。

                   5.2.2.成品之儲存之規定：

                         (01) 成品應依其種類分別安放於適當場所,並應保持整齊。
                         (02) 成品應時常保持清潔,以免失去商品價值。
                         (03) 倉庫內不得攜入任何易引火之危險物品及違禁品。
                         (04) 成品箱不得直接至於地上,需加棧板以防潮。

          5.3. 為確保倉儲之安全,防止產品變質失效之不良現象,得在倉庫內設置「倉儲儲存與安全檢查表」
                 (如附表6), 由倉管人員每月定期檢查一次,並由主管人員不定期做稽查之作業。

          5.4.上述倉儲安檢表之紀錄,得每月存檔備查之。

6、相關文件：

          6.1. 進料(接收)檢驗辦法(SA3-06-001)
          6.2. 產品保存管理辦法(SA3-08-002)

7、相關表格：

           7.1. 庫存卡 (附表1)
           7.2. 生產領料單 (附表2)
           7.3. 生產退料單 (附表3)
           7.4. 生產入庫單 (附表4)
           7.5. 出貨通知單 (附表5)
           7.6. 倉儲儲存與安全檢查表 (附表6)

8、本辦法經總經理核准後公佈施行，如有修正時亦同。

      資材類管理辦法[2]：搬運作業管理辦法

                          
                     搬運作業管理辦法


1、 目的：

        為確保本公司從原料到產品的整個過程中搬運安全與品質之有效性特訂定本辦法。

2、適用範圍：

        本辦法適用於全公司。

3、權責規定：

         3.1. 倉管部：

                 確保原物料、零件之收料、儲存及發料期間搬運之安全、有效性。以及入庫成品
                 在倉庫儲存及出貨離廠時期之安全、有效性。

         3.2. 廠務部：

                 確保領出原物料、零件或在製品及未入庫成品在製程期間搬運之安全、有效性。

          3.3. 其他相關部門：

                 應確保在相互作業期中,搬運原物料、產品之安全及有效性。

4、名詞解釋：

       無。

5、管理程序：

        5.1. 上述之正確搬運方法與工具,舉例如下：

               5.1.1. 用手搬運。
               5.1.2. 用棧板搬運。
               5.1.3. 用手推車搬運。
               5.1.4. 用拖板車搬運。
               5.1.5. 用升降機搬運等。

        5.2. 在搬運途中,若造成原物料、成品損傷、變質之不良現象時,得填具
              「矯正及預防處理單」(附表1) 依「品質異常矯正處理辦法」(SA3-06-007)之規定辦理之。

        5.3. 搬運安全原則：
 
                5.3.1. 原物料、成品之搬運由上而下,順序進行。
                5.3.2. 人員搬運原物料、成品時應注意自身和他人之安全。
                5.3.3. 搬運過程盡量以輔助工具進行之。
                5.3.4. 使用手推車搬運原料時,承載不得超過500kg之限重,以策安全。
                5.3.5. 手推車搬運裝箱製品時,疊放高度應適當。
                5.3.6. 手推車搬運途中不平穩時,應降低高度,或以PE膠膜繞緊預防傾倒。
                5.3.7. 物品上下樓時,應使用升降機運送,載貨限重600kg嚴禁超載。
                5.3.8. 升降機限為載貨用,人員嚴禁搭乘。
                5.3.9. 升降機應檢查其安全開閥關之有效性。

6、相關文件：

       6.1.品質異常矯正處理辦法。(SA3-06-007)

7、相關表格：

       7.1.矯正及預防處理單。(附表1)

8、本辦法經總經理核准後公佈施行，如有修正時亦同。