總務類管理辦法[2]:行文用書  填表規範

                 ------- 本文提供的參考辦法,是版主多年前設計使用的,在台灣至少有 30
0  多家企業
                           於組織內部使用,也幾乎可以說有在使用此 ''行文用書'' 的公司,應該就是我輔
                           導過的公司,包括之前我服務的華宇企管公司,真的好用,現在分享給大家:

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                   廖兆旻 [廖秋陽] 目前為 長洪武術中壢訓練所 總幹事  ↑

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                                   行文用書填表規範     [ 廖兆旻 提供參考 ]

 
1、目的:
       說明「行文用書」之填法。(表單如附表1-1、附表1-2) 

 

2、適用範圍:
本填表規範適用於全公司。

 

3、權責規定:

 

3.1.管理代表:
      負責制定行文用書填寫之規範,作為下對上、上對下或部門與部門間之業務聯繫。

 

3.2.總經理:
      負責審核並公告行文用書填寫規範,使各項業務聯繫,有憑證且跟催有據。

 

4、名詞解釋:
無。 

 

5、管理程序:

 

5.1. 行文用書之使用範圍如下:

 

     5.1.1.公告
             
公司對全體員工之公佈週知事項。

 

     5.1.2. 通知:
           
上對下行文用,如總經理對各部門。

 

     5.1.3. 簽呈:
            
下對上行文用,如管理部對總經理。

 

     5.1.4. 連絡:
              平行部門行文用,如管理部對業務部。

 

     5.1.5. 報告:
              一般使用於下對上之行文,包含出差報告、實驗報告、實習報告及其他專案報告等。

 

     5.1.6. 回答: 
              平行部門之間作聯繫回覆用。

 

            5.1.7. 參考:
                     
提供資料給本部門或他部門參閱。

 

5.2. 本行文用書表格式及寫法說明(參照附件1-1、附件1-2)。

 

5.3. 條文號碼之賦與 (詳見附件2-1、附件2-2)

 

      5.3.1. 條文號碼採用阿拉伯數字,中間以點號(“‧”)分開,組合號碼不得超過三個。
               例:1.,1.12.,1.12.3.

 

             5.3.2. 附註得於註字後加一號碼。
                       例:註1,註2。

 

             5.3.3. 細目號碼:
                      條文號碼不敷使用時,得使用細目號碼,細目號碼依序規定如下:

 

                      (1)(2)(3)(4)

 

                      (a)(b)(c)(d)

 

6、相關文件:
無。

 

7、相關表單:

 

7.1.行文用書空白表格首頁(表1-1)

 

7.2.行文用書空白表格續頁(表1-2) 

 

8、本辦法經總經理核准後公佈施行,如有修正時亦同。

 

                        備註:1. 現在公司雖然流行 E-mail 往來,不拘格式,但重要文件,例如:公告
                                、品質連絡書或重要報告,還是要具體行文,留下憑證比較好。

 

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