jm4331[長洪中壢家族總幹事]

       5S整理整頓活動之意義與管理功效
 
1. 5S整理整頓的定義：

5S整理整頓活動是塑造良好工作環境的一種手法，
而所謂「工作環境」包括：

     「  工廠週邊、外圍、空地、馬路、工作場所、設備及其配置、
                       庫存場地、辦公室、廠房建築的本身等     」   ，

所有廠內外有形設施與無形條件的總稱。
因此，整理整頓則是將上列工作環境設法整理清潔，使一切物品都能排列整齊，井然有序，
讓在裡面工作的員工都能感受到明朗愉快的氣氛，從而改變氣質，提高效率。

本質上，5S整理整頓包含了5個可以具體執行的項目，茲說明如下：

              ◆整理(Seiri)：在工作現場，區分需要與不需要的東西。            

                                              →保留需要的東西。
                                              →撤除不需要的東西。

              ◆整頓(Seiton)：將需要的東西加以定位置放，並且保持在需要時立即取出的狀態。

                                              →定位之後，要明確標示。
                                              →用完之後，要物歸原位。

                                              註：所有 5S 活動的成敗關鍵在於第二個 '' S '' -- 整頓，整頓有一個指標為
                                                       「整頓度」=  已定框位的物品 / 經盤點的現有所有保留物品，
                                                       整頓度越高代表未來 5S 評分好壞越客觀清楚，也就越容易執行，
                                                       不是只有生產現場才要整頓定框劃線，辦公室也要比照辦理！

              ◆清掃(Seiso)：將不需要的東西加以排除、丟棄，以保持工作場所無垃圾、無污穢之狀態。

                                              →勤於擦拭機器設備。
                                              →勤於維護工作場所。

              ◆清潔(Seiketsu)：維持清掃過後的場區及環境整潔美觀，使工作的人覺得乾淨、
                                                衛生而產生無比的幹勁。

                                              →現場時刻得保持美觀狀態。
                                              →維持前3S的效果。

              ◆修身(Shitsuke)：日文原文「身美」，筆者譯成「修身」。

                                                透過進行上述4S之活動，讓每一位同仁養成良好習慣，
                                                並且遵守規定、規則，始作到「以廠為家，以廠為校」之地步。

                                               →改造人性┐
                                                                     ├ 人質向上運動。
                                               →提升道德┘

5S活動是日本企業提升品質的有力工具，也是實施豐田式管理，
或「全面生產運動」(  TPM : Total Productive Motion )  的最基本的工作。


2. 5S整理整頓的重心

若仔細加以分析，在5S活動中整理、整頓、清掃、清潔的對象是「地」、「物」，
修身的對象則是「人」，而「人」是企業最重要的資源，所謂「企」者「止於人也」，
在經營企業中，人的問題處置得宜，則飛黃騰達，指日可待也。

在5S活動中，我們不厭其煩地指導員工作整理、整頓、清掃、清潔，
其目的並不在於僅希望他們將東西擺好，設備擦乾淨而已，
最主要的，還是在於透過這些細瑣、單調的動作中，潛移默化，改變氣質，
使他們養成良好的習慣，進而能依照既定的事項 ( 廠規、標準 ) 來行動，
變成一個真正有「人質」的「正向員工」。

這個道理，就像：

              ◆練拳：要先站馬步。

              ◆當兵：要先學立正一樣。

若基本動作沒有做好，就很難達到更高的水準。筆者經常用一個公式來說明此一重點，即：

                       「  4S→1Q

                  1Q→2Q  」

其中“1Q”指的是 「人的水準合格、行為合乎規範 」 ( Qualify ) ，
“2Q”指的是  「 物的品質符合要求 」 ( Quality ) ，
整個公式可以解說如下：

            「先從 5S 中的前 4S 來塑造員工的規範，提升同仁的水準，
                 使其養成良好的習慣，在員工有了良好的習慣之後，
                 才能在生產線做出品質優良的產品」，

簡言之，亦即：「先有人質，才有品質」。

總之，5S活動是一種品性提高，道德提升的「人性教育」運動，
它的最終目的在於「修身」，更在於「人」。

3. 5S整理整頓的管理功效

筆者曾在某家公司導入5S活動，在推行廠內5S之定位規劃大致就緒，已有初步成效之時，
利用某次幹部教育訓練的機會，要求該公司幹部用腦力激盪法，探討「5S之管理效益」，
結果得出約20多個要項，並作成如下之特性要因圖：

                  

從圖上來看，不論是為了使客戶產生信心，
還是為了使員工產生向心力與歸屬感，
進而做到「以廠為家，以廠為校」的地步。
「整理整頓」工作是塑造公司一流形象、激發員工士氣與增進工作效率的最基本方法，
也是最重要的一項管理手法！

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以下舉幾項個人早期輔導企業執行 5S 改善前後的例子供大家參考：

    1. 第一案例是某公司辦公室桌面的改善情形：

             
                         改善前可以看得出桌面凌亂不潔且桌面物品未定位  ↑

       
                    所有桌面物品 百分之百整頓定位且整齊擺放  ↑

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    2. 第二案例是某工廠現場的改善情形：

  
                    可以看得出來作業現場物品擺放凌亂不齊  ↑

   
                   已在現場劃出 定位線且員工將物品整齊擺放  ↑

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   3. 第三案例是桃園縣政府衛生局辦公室的改善情形：

     
                 改善前桌面公文與物品置放十分凌亂，瞻觀不良  ↑


     
                 所有桌面物品 百分之百整頓定位且整齊擺放，瞻觀良好  ↑

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           關於 5S ，總幹事曾經於  1996 年寫過一本

                  「企業 5S 整理整頓實戰技巧與手冊」，

       由臺華出版公司印行銷售，全書高達 457 頁，銅版彩色印刷售價每本
       高達新台幣 1,150 元，但初版一刷和二刷計 3,000 本全部銷售一空，
       甚至成為隨後台灣和大陸其他顧問師改寫精簡和便宜版本的參考書籍；
       由於臺華出版公司黃董事長多年前因退休準備雲遊四海而結束營業，
       使得這本書絕版而無法繼續在書店流通，相當令人遺憾！
 
           

      
              「企業 5S 整理整頓實戰技巧與手冊」書本及其內容   ↑

                       
                          5S書籍出版時，媒體的報導↑
                                    [ 華宇企管只是代銷，並非出版單位 ]

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     在海峽兩岸，總幹事也輔導過 200 多家企業與機構來推動與執行
     5S 活動，可以說相關的實務經驗十分紮實，由於長期輔導互動的
     關係，自己當然早已養成良好的生活習慣。