總務類管理辦法[2]:行文用書 填表規範
------- 本文提供的參考辦法,是版主多年前設計使用的,在台灣至少有 300 多家企業
於組織內部使用,也幾乎可以說有在使用此 ''行文用書'' 的公司,應該就是我輔
導過的公司,包括之前我服務的華宇企管公司,真的好用,現在分享給大家:
廖兆旻 [廖秋陽] 目前為 長洪武術中壢訓練所 總幹事 ↑
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行文用書填表規範 [ 廖兆旻 提供參考 ]
1、目的:
說明「行文用書」之填法。(表單如附表1-1、附表1-2)
2、適用範圍:
本填表規範適用於全公司。
3、權責規定:
3.1.管理代表:
負責制定行文用書填寫之規範,作為下對上、上對下或部門與部門間之業務聯繫。
3.2.總經理:
負責審核並公告行文用書填寫規範,使各項業務聯繫,有憑證且跟催有據。
4、名詞解釋:
無。
5、管理程序:
5.1. 行文用書之使用範圍如下:
5.1.1.公告
公司對全體員工之公佈週知事項。
5.1.2. 通知:
上對下行文用,如總經理對各部門。
5.1.3. 簽呈:
下對上行文用,如管理部對總經理。
5.1.4. 連絡:
平行部門行文用,如管理部對業務部。
5.1.5. 報告:
一般使用於下對上之行文,包含出差報告、實驗報告、實習報告及其他專案報告等。
5.1.6. 回答:
平行部門之間作聯繫回覆用。
5.1.7. 參考:
提供資料給本部門或他部門參閱。
5.2. 本行文用書表格式及寫法說明(參照附件1-1、附件1-2)。
5.3. 條文號碼之賦與 (詳見附件2-1、附件2-2)
5.3.1. 條文號碼採用阿拉伯數字,中間以點號(“‧”)分開,組合號碼不得超過三個。
例:1.,1.12.,1.12.3.
5.3.2. 附註得於註字後加一號碼。
例:註1,註2。
5.3.3. 細目號碼:
條文號碼不敷使用時,得使用細目號碼,細目號碼依序規定如下:
(1)(2)(3)(4)
(a)(b)(c)(d)
6、相關文件:
無。
7、相關表單:
7.1.行文用書空白表格首頁(表1-1)
7.2.行文用書空白表格續頁(表1-2)
8、本辦法經總經理核准後公佈施行,如有修正時亦同。
備註:1. 現在公司雖然流行 E-mail 往來,不拘格式,但重要文件,例如:公告
、品質連絡書或重要報告,還是要具體行文,留下憑證比較好。
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