資財類管理辦法[3]:採購管理辦法

                                                                     
                                     ----   本辦法由 廖兆旻 [廖秋陽]  提供參考  .

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  廖兆旻 [廖秋陽] 目前為 長洪武術中壢訓練所 總幹事  ↑

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                           採購管理辦法    

   
1. 目的:

        為使公司之採購、詢價、議價及訂購等之手續能順利辦理,藉以提高工作效率,
        特訂本辦法。

     2. 適用範圍:

         本辦法適用於公司國內及國外之採購作業。 

    3. 權責規定:

           3.1.業務部進出口:
                 負責處理有關國外採購相關事宜。
           3.2.管理部採購: 

                 負責處理有國內採購相關事宜。
           3.3.廠務部生管:
                 負責製造加工相關原物料之請購與協調事項。
           3.4.各部門:
                 負責部內使用零星或常備用品之請購事項。

    4. 名詞解釋:

            無。

    5. 管理程序:

           5.1 為簡化採購作業程序凡有下列情形之一者得由採購人員列為
                   免詢價優先採購廠商:

                    5.1.1. 經總經理指定。

                    5.1.2. 連續兩次經供應商評鑑為甲等以上者。
                    5.1.3. 通過ISO-9000品質系統驗證者。
                    5.1.4. 具有市場口碑及品牌者。
                    5.1.5. 國內外唯一的供應商。
                    5.1.6. 屬於文具五金標準之販賣廠商。

           5.2. 以上經認定之供應商得由採購人員登陸於「合格供應商名冊」(附表1)中
                   之標準採購分包商中註明※號者,經總經理核准後使用之。

           5.3. 原物料之採購程序:

                  5.3.1 國內採購部分  (請參考附件1流程說明):

                            (1) 原物料之使用或保管單位視各項原物料之耗用情形於適當時機
                                  填寫「請購單」 (如附表2) 經主管核准後,向採購提出補料。
                            (2) 採購接到請購單後,如為上列標準採購供應商供應之產品,則
                                 直接填寫採購單(附表3)經核准後再發出訂購,若為非上列供應商
                                 之產品應根據品名規格,積極尋找供應廠商,原則上每一物料尋找    
                                  二家以上之供應廠商,其必須具備之資格、原則如下:

                                           a. 必須做過其他公司之供料且目前仍繼續供應者。 
                                           b. 自備車輛送貨者優先交易。

                             (3)  採購承辦人員於新開發供應商初次訂購前,應確定調查該公司之
                                   交貨情形與製造能力並將「供應商基本資料表」(附表4)一式二份
                                   填妥呈主管批示認可後,一份採購存,一份存管理部,對於特殊
                                   規格物料,每年使用量很大之物料及獨家供應之物料於採購前尤
                                   須注意供應商之調查工作。
                             (4) 有關新開發之供應商評選方式,依公司「供應商評選及管理辦法」
                                   (SA3-04-002)之規定辦理。經決定供應後,採購應和該供應商議價,
                                   經雙方同意後正式填寫「採購單」(參見附表3)上有關採購資料。
                             (5) 採購單應註明下列資料:
                                              a. 產品編號、規格。
                                              b. 數量、交期、交貨地點。
                                              c .採購單價、金額…等。
                              (6) 採購單經主管或廠長審查核准後,傳送供應商並囑其依規定事項交貨。
                              (7) 採購人員在發出訂單後得負責採購原物料之催貨作業以免造成現場停工
                                   待料之現象。
                                              a. 對於已發出之採購單,依採購單之預定到廠日,執行跟催。
                                              b. 交貨期限為指定交貨日之前後三天。
                               (8) 有關分包商進料檢驗之作業,依公司「進料(接收)檢驗辦法」
                                                   (SA3-06-001)之規定辦理。
                               (9) 各項國內採購,如認為有必要時得在供應商處先行檢驗產品,
                                     其赴供應商檢驗作業之安排及執行方式得在採購單合約書或
                                     連絡書中詳加事先說明約定。
                             (10) 當客戶或其代表要求在供應商處或購料進廠接收處查驗所購
                                     物品是否符合規定要求時,本公司業務或採購承辦人員得在
                                     呈報後,賦予其查驗之權責並協調相關部門人員會陪驗解說。
                              (11) 客戶或其代表之驗證供應商產品工作並未能解除本公司提供
                                     允收產品給客戶之責任,若他日發生送貨檢驗不良知情形而
                                     被拒收時,本公司有關人員亦得接受。
                             (12) 客戶或其指派之代表,在供應商廠房執行檢驗產品之結果
                                      (含記錄)本公司有關人員亦得接受。
                             (13) 一般與製造較無直接關係之原物料與五金零件由倉庫直接驗收。

               5.3.2. 國外採購部分 (請參考附件2流程說明):

                             (1) 原物料之使用或保管單位視各項原物料之耗用情形於適當時機
                                   填寫「請購單」(如附表2) 經主管核准後,向採購提出補料。
                             (2) 採購接到請購單後,如為上列標準採購供應商供應之產品,
                                   則直接填寫「採購單」(附表3)有關資料核准後再發出訂購。
                             (3) 採購承辦人員於新開發供應商初次訂購前,應確定調查該公司之
                                   交貨情形與造能力並將「供應商基本資料表」(附表4)一式二份
                                   填妥呈總經理批示認可後,一份採購存,一份存管理部,對於
                                   特殊規格物料,每年使用量很大之物料及獨家供應之物料於採購前
                                   尤須注意供應商之調查工作。
                             (4) 有關新開發之供應商評選方式,依公司「供應商評選與管理辦法」
                                   (SA3-04-002)之規定辦理。經決定供應後,採購應和該供應商議價,
                                   經雙方同意後正式填寫「PURCHASE ORDER」(參見附表5)上有關
                                    採購資料。
                             (5) 採購單應註明下列資料:
                                          a. 產品編號、產品規格。 
                                          b. 數量、交期。
                                          c. 註明付款條件, 開立信用狀或電匯方式。
                              (6)  採購單經主管審查核准後,傳送供應商並請與確認。
                                    供應商確認後開出「PROFORMA INVOICE」經雙方簽名後, 
                                    買賣正式成立。
                              (7) 確認後依據PROFORMA INVOICE內容開立信用狀,或採出貨前
                                    或出貨後電匯方式付款。
                              (8) 當供應商已完成訂單並發出出貨通知,管理部門收到進口文件後
                                    應轉交相關人員向銀行辦理擔保提貨事宜及報關行辦理進口提貨,
                                    並通知貨運行派車至貨櫃場提貨交至指定地點。
                               (9) 若採空運方式交貨,處理方式同上述(8),並派車取貨交至指定地點。
                              (10) 若採快遞方式,快遞公司自行報關並直接將貨物送達公司。     
                              (11) 有關供應商進料檢驗之作業,依公司「進料(接收)檢驗辦法」
                                        (SA3-06-001)之規定辦理。

             5.4. 非生產原物料零星採購:

                     5.4.1. 凡與生產計畫或製程較無直接關係之請購,訂定為「零星採購」,
                              例如下列物品之採購:

                                 a. 間接材料或生產消耗性材料。
                                 b. 文具用品、紙張、辦公用品等。
                                 c. 五金、機械零配件、營繕設施用品。
                                 d. 設備、搬運工具、生財器材等。
                                 e. 其他視為零星採購者。

                    5.4.2. 零星採購由請購部門提出「請購單」(如附表2),經主管核准後,
                             轉送採購,再經採購詢價、議價及採購主管審核後,以電話訂購,
                             訂購後須註明已電話採購。
                    5.4.3. 採購在詢價後,因廠牌或其他原因認為有必要時,得知會請購部門,
                              經其同意後會簽,再予以採購。
                    5.4.4. 零星採購除了重大項目(如設備、模具等)及廠商要求需補上採購單之外,
                             原則上以電話直接向廠商訂貨即可。
                    5.4.5.  零星採購之催貨仍由採購負責,而其驗收,則由請購單位負責,
                              並在交貨單加以簽收即可。

            5.5.  執行採購時應遵守下列事項:

                   5.5.1. 採購人員應基於公正,並以適品、適時、適量、適價而購置。
                   5.5.2. 儘量向經常交易之殷實廠商訂購。
                   5.5.3. 採購材料之選定應依其使用目的,對其性能、品質、價格、
                             交期加以審慎之檢討後行之。
                   5.5.4. 購置材料之品質性能應留意選擇,對於市場情形或技術資料
                             經常與各單位密切之連繫。
                   5.5.5. 訂有交貨期限者,應經常密切注意供應商之進度予以督催。

     6. 相關文件:

            6.1. 供應商評選與管理辦法(SA3-04-002)
            6.2. 進料(接收)檢驗辦法(SA3-06-001) 

     7. 相關表單:

            7.1. 合格供應商名冊 (附表1)。
            7.2. 請購單 (附表2)。
            7.3. 採購單 (附表3)。
            7.4.   供應商基本資 (附表4)。
            7.5.   PURCHASE ORDER  (附表5)

     8. 本辦法經總經理核准後公佈施行,如有修正時亦同。


 

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